Wenn eine Gemeinderatssitzung zu Ende geht, ist die Arbeit für die Kanzlei nicht vorbei. Vorhanden sind eine Tonaufnahme und Notizen, und aus beidem soll ein Protokoll werden. Dieser Schritt kostet erfahrungsgemäss am meisten Zeit. Wie KI+ den Ablauf an mehreren Punkten verändert, zeigen wir an einem fiktiven Beispiel: einer Gemeindeschreiberin, die eine Gemeinderatssitzung vorbereitet, begleitet und protokolliert. Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt dabei stets bei den Mitarbeitenden.
Vorbereitet statt überrascht
Die Arbeit beginnt, lange bevor jemand das Wort ergreift. Kurz vor der Sitzung kommt ein Traktandum dazu, das keinen Aufschub duldet. In der Gemeinde wird über Mobilfunkanlagen diskutiert, doch das geltende Baureglement kennt dazu keinen Passus. Die Gemeindeschreiberin hat gelesen, dass der Gemeinderat schon vor etlichen Jahren darüber diskutiert hat. Das war allerdings noch vor ihrer Anstellung, und sie weiss deshalb nicht genau, welche Dokumente ihr helfen könnten.
Statt Ordner zu durchsuchen, nutzt sie die semantische Suche von KI+. Diese durchsucht den gesamten Datenbestand nach Bedeutung, nicht nur nach Stichworten, und findet das Dokument mit den entsprechenden Angaben. Wichtig dabei: KI+ zeigt nur, wozu die anfragende Person berechtigt ist. Die bestehenden Berechtigungen aus CMI gelten unverändert. Jede gefundene Stelle wird in CMI verlinkt, sodass nachvollziehbar bleibt, woher eine Information stammt.
Die Gemeindeschreiberin fragt KI+, wie das eigene Baureglement angepasst werden kann. Anschliessend lässt sie sich einen Vorschlag formulieren, der zum Stil des eigenen Reglements passt. Daraus entsteht ein Antrag, den sie nur noch ins Traktandum übernehmen muss. KI+ ist dabei kein separates Werkzeug, sondern direkt im CMI Web Client integriert. Wer eine ganze Sitzung vorbereitet, kann sie in KI+ laden, sich die Traktanden auflisten lassen und gezielt nach relevanten Punkten über mehrere Dokumente hinweg fragen. So entsteht in wenigen Minuten ein Überblick, für den sonst jedes Dokument einzeln zu öffnen wäre.
Das gesprochene Wort zuverlässig erfassen
Sobald die Sitzung läuft, zählt nur eines: dass nichts verloren geht. Während der Sitzung läuft die Aufnahme, z. B. mit einem Smartphone auf dem Tisch. Damit daraus später ein brauchbares Protokoll wird, überführt das System das Gesprochene in Text. Die eigentliche Hürde liegt dabei in der Sprache: In Schweizer Sitzungen wird Mundart gesprochen, und oft mischen sich mehrere Sprachen.
Für diesen Schritt arbeitet CMI mit der recapp IT AG zusammen, einem Spezialisten für Spracherkennung aus dem Wallis. Recapp ist seit Jahren im Verwaltungs- und Parlamentsumfeld im Einsatz und erkennt Schweizerdeutsch zuverlässig, auch bei schwierigen Aufnahmen. Beide Seiten verbindet derselbe Anspruch: Entwicklung und Betrieb in der Schweiz, Nähe zur öffentlichen Verwaltung und durchgängige Datenhoheit. Das System unterscheidet die sprechenden Personen über die gesamte Aufnahme hinweg und verarbeitet auch mehrsprachige Gespräche. Spricht eine Person Mundart, eine andere Hochdeutsch und eine dritte Französisch, transkribiert das System pro Person in der jeweiligen Sprache.
Vom Transkript zum Protokoll
Jetzt beginnt der Teil, der bisher am meisten Zeit kostet. Nach der Sitzung lädt die Gemeindeschreiberin die Aufnahme hoch. Je nach Systemeinstellung wird sie direkt in CMI abgelegt. Im nächsten Schritt wählt sie die Vorlage, in der das Protokoll erscheinen soll, inklusive Logo und Feldern aus CMI.
Aus einer einzigen Aufnahme lassen sich verschiedene Formate erzeugen, je nach Gremium und Zweck: ein wörtliches Protokoll, ein Beschlussprotokoll oder ein Kurzprotokoll. Das System hält sich dabei an die hinterlegten Vorgaben. Der transkribierte Text kann, wo nötig, korrigiert und angepasst werden. Auch die erkannten Personen lassen sich nachträglich benennen oder umbenennen. Der Entwurf fliesst anschliessend direkt in das Beschlussdokument.
Was danach passiert, bleibt in der Hand der Mitarbeitenden. Der von KI+ erzeugte Text ist als Entwurf gekennzeichnet. KI+ bereitet vor, eine Person prüft und gibt frei. Erst dann wird der Text Teil der verbindlichen Unterlagen. Für die anschliessenden Schritte stehen Assistenten bereit, etwa um aus einem Beschluss eine Medienmitteilung nach den eigenen Regeln zu erstellen oder einen Text ins Französische zu übersetzen. Jedes Mal im gleichen Format.
Weniger Aufwand, klare Grenzen
Bleibt die Frage, was die Transkription wirklich abnimmt und was nicht. Eine automatische Transkription liefert kein druckfertiges Protokoll. Wer hohe Ansprüche an den Wortlaut hat, wird weiterhin redigieren. Der Unterschied liegt im Aufwand: Statt jedes Wort selbst zu tippen, korrigiert man einen Entwurf. Wo ein wörtliches Protokoll verlangt wird, ist der Zeitgewinn entsprechend gross. Für die Gemeindeschreiberin im Beispiel heisst das konkret: Statt die Aufnahme Wort für Wort abzutippen, prüft und ergänzt sie einen fertigen Entwurf. Die Protokollarbeit schrumpft so von mehreren Stunden auf eine überschaubare Korrekturrunde.
Ebenso wichtig wie die Funktion ist, was mit den Daten geschieht. Die Verarbeitung findet in der Schweiz statt, die Inhalte werden nicht für das Training von Sprachmodellen genutzt, und die bestehenden Berechtigungen gelten durchgängig. Wie lange Daten gespeichert bleiben, lässt sich einstellen. Wie KI+ technisch aufgebaut ist und warum die Daten in der Schweiz bleiben, ist in einem früheren Beitrag ausführlich beschrieben.
Verfügbar ab Herbst 2026
Die Gemeindeschreiberin und ihre Sitzung sind ein erfundenes Beispiel. Die beschriebenen Funktionen und der Ablauf sind es nicht. Die integrierte Transkription wird ab Herbst 2026 schrittweise in CMI verfügbar (mit Release 26.2 für Kund:innen in der CMI Cloud, für Kund:innen mit einem externen Rechenzentrum ab Release 27). Den Anfang machen Exekutivsitzungen wie Gemeinde- und Stadtratssitzungen, ein Bereich, für den es bisher kaum automatisierte Lösungen gab. Weitere Anwendungsfälle sind Anhörungen, etwa im Kindes- und Erwachsenenschutz (KES), im Sozialwesen, im Bau oder in der Justiz, sowie interne Besprechungen. Als nächsten Schritt entwickelt CMI Workflows, die ganze Abläufe rund um die Sitzung automatisieren.
Den ganzen Ablauf im Webinar sehen
Wie KI+ eine Sitzung von der Vorbereitung bis zum fertigen Protokoll begleitet, zeigen wir Schritt für Schritt im Webinar on Demand. Lernen Sie die Funktionen direkt in der Anwendung und an konkreten Beispielen aus dem Sitzungsalltag kennen.
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