Warum betrifft das die Schule?
Schulen gehören bekanntlich zur öffentlichen Hand – damit gelten für sie dieselben gesetzlichen Vorgaben wie für Gemeinden oder Verwaltungen. Das VRG des Kantons Zürich legt fest, wie amtliche Kommunikation, Unterschriften und Akten künftig gehandhabt werden müssen. Für Schulen bedeutet das: Verbindliche Veränderungen im Alltag, die nicht nur Verwaltungsteams betreffen, sondern auch Schulleitungen, Schulpflege oder den Schulpsychologischen Dienst.
Neue Spielregeln für Schulen
Bis spätestens 2027 müssen Schulen im Kanton Zürich ihre amtliche Kommunikation elektronisch führen: Elternbriefe, Verfügungen oder Mitteilungen an Behörden sind digital zu senden und zu empfangen. Ebenso braucht es für rechtlich verbindliche Dokumente eine qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Noch weiter geht die nächste Stufe: Ab 2028 müssen Akten vollständig elektronisch geführt und archiviert werden. Das umfasst Schüler:innen-Dossiers, Personalakten oder Entscheide zur Förderung. Auch die Akteneinsicht muss digital möglich sein – nachvollziehbar, sicher und jederzeit für berechtigte Stellen zugänglich.
Wo jetzt Weichen gestellt werden müssen
Die Anforderungen sind klar, doch jede Schule muss für sich klären: Wer übernimmt welche Aufgaben? Wie lassen sich bestehende Abläufe anpassen, etwa in der Kommunikation mit Eltern, im Personalwesen oder bei Fördermassnahmen? Und besonders wichtig: Wie wird der Lebenszyklus von Dokumenten geregelt – vom Erstellen über die Aufbewahrung bis hin zur Ablieferung oder Kassation?
So unterstützen CMI-Lösungen die Umsetzung
Die rechtlichen Vorgaben lassen sich kaum mit einzelnen Insellösungen erfüllen. Erst eine VRG-konforme Gesamtlösung – etwa mit CMI Dossier, CMI Schule und passenden Fachlösungen mit Schnittstellen zu Signaturdiensten – stellt sicher, dass die Anforderungen vollständig und verlässlich umgesetzt werden. Für Schulen bedeutet das nicht nur Compliance, sondern auch spürbare Entlastung im Alltag:
- Einfacher Zugriff: Berechtigte Personen sehen jederzeit vollständige Dossiers – von Schülerakten über Personalunterlagen bis zu Entscheiden.
- Transparenz: Änderungen sind automatisch versioniert und lückenlos nachvollziehbar.
- Sicherheit: Dokumente sind unveränderbar abgelegt, die Authentizität bleibt gewahrt.
- Lebenszyklus im Griff: Löschung und Ablieferung sind geregelt und gesetzeskonform dokumentiert.
- Weniger Aufwand: Papierberge, doppelte Ablagen und manuelle Arbeitsschritte entfallen.
- Datensicherheit garantiert: Betrieb in der CMI Cloud mit ausschliesslicher Datenhaltung in der Schweiz – georedundant und hochverfügbar.
- Integration: Anbindung an Signaturdienste (z.B. DeepSign), Schul- und Personaldatenbanken, Kommunikationssysteme und kantonale Archivlösungen.
Chance statt Belastung
Die Anpassungen im VRG sind verbindlich – aber sie eröffnen auch die Möglichkeit, Verwaltung und Zusammenarbeit an Schulen neu zu denken. Wer sich frühzeitig vorbereitet, profitiert nicht nur von reibungslosen Abläufen, sondern schafft auch Vertrauen bei Eltern, Behörden und Mitarbeitenden. Schulen gewinnen damit an Klarheit, Sicherheit und Effizienz – und legen den Grundstein für eine digitale Kultur, die den Schulalltag spürbar einfacher macht.
Bereit für die neuen Anforderungen des VRG?
CMI unterstützt Schulen und Schulverwaltungen bei der Umsetzung der VRG-Vorgaben. Wer prüft, wie sich bestehende Abläufe optimal auf die neuen Anforderungen ausrichten lassen, findet in den CMI-Lösungen eine verlässliche und zukunftssichere Grundlage.
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