Die neue Office Suite von Microsoft 365 bietet Kollaboration vom Feinsten. Meetings über Teams oder OneDrive mit der SharePoint-Ablage zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten – die digitale Zusammenarbeit ist kaum mehr aus dem beruflichen Alltag wegzudenken. Auch unsere CMI-Kundinnen und -Kunden kennen, nutzen und schätzen diese Dienste. Mehr noch: Sie kennen beides. Einerseits die neuen Möglichkeiten der Kollaboration, andererseits die CMI-Welt des strukturierten Arbeitens mit Geschäften, Dossiers und Prozessen.
CMI und M365: Wie bringen wir die Vorteile beider Lösungen zusammen?
Bis anhin entstand bei Kundinnen und Kunden, die beide Plattformen nutzen, teilweise folgende Situation:
Nehmen wir exemplarisch ein Projektteam, das gemeinsam den Bau eines Schulhauses plant. An diesem Projekt beteiligen sich interne wie externe Personen. Unterlagen aus CMI werden via Teams oder SharePoint geteilt und bearbeitet. Dabei entsteht die Gefahr, dass nicht mehr klar ist, wo die neuste Version der Dokumente liegt. Zudem sammeln sich verschiedenste Unterlagen ungeordnet auf unterschiedlichen Plattformen an. Möglicherweise ist durch eine inkomplette Dokumentation die Nachvollziehbarkeit des Projekts nicht mehr gewährleistet. Und wichtige, aber fehlende Dokumente werden später auch nicht archiviert.
Wir haben uns die Frage gestellt, wie unsere Anwenderinnen und Anwender in CMI von beidem profitieren können. Konkret: Wie bringen wir die beiden Welten zusammen?
M365 trifft CMI – Struktur und Flexibilität in einem
Die Lösung ist die Schnittstelle «CMI kollaboratives Arbeiten». Sie ist mit dem Release 25 erhältlich.
Setzen Sie die neue Schnittstelle ein, nutzen Sie die Vorteile beider Arbeitsorte:
- Es ist jederzeit klar, wo die aktuelle Version eines Dokuments liegt.
- Unterlagen können kollaborativ bearbeitet und wieder strukturiert abgelegt werden.
- Die Unterlagen liegen künftig nur noch an einem Ort – es ist klar wo.
- Sind die Unterlagen nicht mehr in M365 zur Kollaboration freigegeben, sind sie dort auch nicht mehr vorhanden. Die Plattform bleibt aufgeräumt.
- Die Nachvollziehbarkeit bleibt gewährleistet.
- Geschäfte werden vollständig archiviert.
Sie sehen: Das Zusammenspiel beider Welten wird deutlich komfortabler.
Wies konkret funktioniert:
- In CMI checken Sie die Dokumente, die Sie zur Kollaboration freizugeben wünschen, aus.
- Sie wählen dabei den Zielort, wohin genau das Dokument ausgecheckt werden soll. Während die Dokumente nach M365 ausgecheckt sind, können sie in CMI nicht bearbeitet werden.
- Die Dokumente erscheinen am Zielort in M365.
- Nun arbeiten Sie, beispielsweise in Teams, gleichzeitig daran. Gemeinsam bereiten Sie Ihr Bauvorhaben vor, nutzen dabei die Chat-Funktion oder andere Vorteile von M365.
- Am Zielort in M365 ist genau ersichtlich, wo das Dokument in CMI liegt.
- Ist Ihre gemeinsame Bearbeitung abgeschlossen, holen Sie die Unterlagen in CMI (CMI ist das führende System) wieder zurückholen. Dabei checken Sie die Dokumente wieder ein.
- Nach dem Einchecken in CMI sind die zuvor bearbeiteten Unterlagen in M365 nicht mehr vorhanden. Ihre Ablage bleibt aufgeräumt.
- In Versionierung ist nachlesbar, welche Dokumente einmal kollaborativ bearbeitet wurde. Das ist für die Nachvollziehbarkeit, Dokumentation und Archivierung wichtig.
- Die Authentifizierung ist gelöst: Sobald Sie den Button «Nach M365 freigeben» klicken, läuft die Identifikation automatisch ab. Sie können sofort wählen, in welcher Teams-Gruppe beispielsweise die Dokumente freigeben werden sollen. Sie werden unmittelbar dorthin ausgecheckt.
Zusatzinfos zur Schnittstelle zwischen M365 und CMI
- Sie können nicht nur einzelne Dokumente, sondern ganze Geschäfte und Ordner zur kollaborativen Bearbeitung freigeben.
- Nutzen Sie beide Strukturen – noch ohne Schnittstelle – und möchten «aufräumen»? Mit der Funktion, ganze Ordnerstrukturen aus Teams nach CMI zu importieren, gelingts.
- Über Berechtigungen / die Dokumentenschutzstufe oder die Einschränkung über Geschäftseigner steuern sie direkt, welche Dokumente überhaupt in die Microsoft Cloud geteilt werden dürfen.
So arbeiten Sie bald mit der Schnittstelle «CMI kollaboratives Arbeiten»
Es geht ganz einfach: Im Frühling 2025 haben Pilotkunden die Schnittstelle getestet. Mit dem Release 25 ist sie als neues Modul erhältlich.
Sind Sie interessiert? Melden Sie sich noch heute bei Ihrer zuständigen Kundeberaterin oder Key Account Manager.
Hier finden Sie weitere Informationen zur Schnittstelle und zum Release 2025 .
Was ist Ihre Meinung zur Zusammenführung von CMI und M365? Wir freuen uns über Ihren Kommentar.
