Der erste Arbeitstag nach den Ferien beginnt mit einem übervollen Posteingang, einer Medienmitteilung, die bis Freitag stehen muss, der Frage, wie Reisespesen in dieser Gemeinde eigentlich abgerechnet werden, und einem Geschäft, zu dem niemand mehr genau weiss, was vor drei Jahren entschieden wurde. Fachlich ist daran nichts schwierig. Zeit kostet es trotzdem, und die ist knapp. Fachkräftemangel und Digitalisierung nennen die Zürcher Gemeinden in einer Studie vom Februar 2026 als ihre grössten Herausforderungen. Bis 2030 dürften im öffentlichen Dienst der Schweiz rund 133 000 Fachkräfte fehlen, in der Kernverwaltung bis zu einem Viertel der Stellen.
Damit hat sich die Frage nach KI verschoben. Sie lautet nicht mehr, ob eine Verwaltung KI einsetzt, sondern für welche Arbeitsschritte genau und wer die Regeln dafür festlegt. In KI+ heisst die Antwort darauf: Assistent.
Was eine Person für sich baut
Ein Assistent ist kein zusätzliches Programm, sondern ein hinterlegter Arbeitsschritt. Man beschreibt einmal, welche Quellen er nutzt und in welcher Form er antwortet. Danach ruft man ihn auf, statt die Anweisung jedes Mal neu zu formulieren.
Ein Beispiel ist die Tagesübersicht am Morgen. Der Assistent zieht Kalendereinträge und Posteingang aus Microsoft 365 zusammen und schlägt eine Reihenfolge vor. Wer wissen will, was in einer einzelnen Nachricht steht, fragt im gleichen Fenster nach und muss die E-Mail nicht öffnen. Nach zwei Wochen Abwesenheit ersetzt das eine halbe Stunde Sortierarbeit.
Ein weiteres Beispiel: die Auskunft aus dem eigenen Reglement. Wie werden Reisespesen abgerechnet, welche Frist gilt, welches Formular ist nötig? Ein Assistent mit den Personaldokumenten der Organisation beantwortet das, ohne dass drei Reglemente geöffnet werden müssen. Der entscheidende Punkt liegt in der Ablage: Weil die Dokumente im CMI versioniert gepflegt werden, greift der Assistent immer auf die aktuell gültige Fassung zu. Wird ein Reglement überarbeitet, ist am Assistenten nichts anzupassen.
Was ein Team teilt
Sobald mehrere Personen dieselbe Aufgabe haben, wird aus dem persönlichen Werkzeug ein freigegebener Assistent. Damit wandern die Hausregeln vom Merkblatt in das Werkzeug: Wer den Assistenten übernimmt, übernimmt die Konvention mit.
Am deutlichsten zeigt sich das bei Medienmitteilungen. Im Assistenten sind die Vorgaben der eigenen Kommunikationsstelle hinterlegt, also Aufbau, Tonalität und Schreibweisen. Aus einem Beschluss von Gemeinderat, Stadtrat oder Schulpflege entsteht damit kein generischer Text, sondern ein Entwurf, der zur Organisation passt. Aus 10 bis 15 Seiten Beschluss wird in wenigen Minuten eine Fassung, die gegengelesen und in die richtige Vorlage gesetzt wird. Das Gegenlesen bleibt.
In Schulen wird derselbe Mechanismus für die Textprüfung genutzt. Hinterlegt ist das Glossar der Schule oder der Gemeinde, geprüft werden Elternbriefe, Merkblätter und Aushänge. Das Ergebnis ist eine einheitliche Schreibweise, unabhängig davon, wer den Text verfasst hat.
Weitere Beispiele aus der Praxis: ein Assistent, der einen Behördentext in einfache Sprache umformt, für Adressat:innen, die den Standardtext nicht gut verstehen. Oder ein Assistent, der einen Antrag an ein Gremium in der vorgegebenen Form schreibt, mit Sachverhalt, Erwägung und Antrag, und dafür frühere Geschäfte zum gleichen Thema beizieht.
Per Freigabe wird ein Assistent dem Team zugänglich: Er erscheint als globaler Assistent bei allen Berechtigten in der Auswahl. Wer ihn übernimmt, kann ihn für die eigene Arbeit weiter anpassen. Eine Obergrenze für die Zahl der Assistenten in KI+ gibt es nicht. In der Praxis entstehen selten hunderte, weil ein Assistent nur so gut ist wie die Regeln, die darin stehen. Zehn gepflegte Assistenten für die häufigsten Aufgaben bringen mehr als 50 ungepflegte.
Was die Organisation über sich selbst weiss
Bis hierhin ging es ums Schreiben. Der grössere Unterschied zu einem gewöhnlichen Chatfenster zeigt sich beim eigenen Datenbestand: KI+ formuliert nicht nur, sondern durchsucht Geschäfte, Dossiers und Sitzungen der eigenen Organisation und verweist bei jeder Aussage auf die Fundstelle. Beantwortet wird damit nicht, was ein Sprachmodell allgemein weiss, sondern was in dieser Verwaltung tatsächlich abgelegt ist.
Eine Recherche nach allen Beschlüssen zu einem Thema findet in KI+ auch Geschäfte, deren Titel das Thema nicht nennt. Wer nach Finanzthemen sucht, erhält deshalb auch den Beschluss zur Förderung der kinder- und jugendpsychiatrischen Versorgung, weil es dort um eine finanzielle Förderung geht. Jeder Treffer ist mit der Quelle verlinkt und lässt sich direkt im CMI öffnen. Wo ein System seit Jahren gefüllt wird, ist allerdings die Trefferzahl selbst ein Problem. Deshalb lässt sich pro Assistent eingrenzen, welche und wie viele Dokumente einbezogen werden. Ob die Beschlüsse im CMI oder in einem SharePoint liegen, spielt für die Recherche keine Rolle, solange die Quelle angebunden ist.
Ein vergleichbares Beispiel aus dem Schulalltag ist das Lernendendossier. Eine Lehrperson ist im Schulhaus unterwegs, es ist etwas passiert, und die Eltern müssen informiert werden. Wer ist Bezugsperson, welcher Notfallkontakt ist an einem Mittwoch zuständig, welche Allergie ist hinterlegt und ist das eingetragene Medikament überhaupt noch gültig? Die Auskunft kommt als kurze Übersicht auf das Mobilgerät, mit Verweis auf das Dossier, ohne Rückweg an den Arbeitsplatz. Möglich ist das nur im Rahmen der bestehenden Berechtigung: Wer ein Dossier in CMI Schule nicht einsehen darf, erhält auch von KI+ keine Auskunft daraus.
Sitzungen vorbereiten, ganze Geschäfte zusammenfassen, aus einer Aufnahme ein Protokoll gewinnen: Was KI+ rund um Sitzungen heute kann und was im Herbst dazukommt, steht im Beitrag zu KI+ und Sitzungen.
Der Rahmen, ohne den keines dieser Beispiele funktioniert
Jede Abfrage wird auf Benutzerebene authentifiziert, und zwar bei jeder Anfrage neu und nicht einmalig beim Einrichten. KI+ sieht damit nur, was die anfragende Person ohnehin sehen darf.
Kundendaten werden nicht für das Training von Modellen verwendet. Indexierung und Betrieb sind pro Mandant getrennt, die Löschfrist ist konfigurierbar, und wird ein Dokument gelöscht, verschwindet auch sein Indexeintrag. Ein Assistent liest und schlägt vor. Entschieden und freigegeben wird von Mitarbeitenden. Wie KI+ aufgebaut ist, welche Modelle zum Einsatz kommen und wo sie betrieben werden, steht im Beitrag «Schweizer Daten, freie Modellwahl» .
Was im Herbst dazukommt
Im Herbst 2026 erweitert CMI die Zahl der mitgelieferten Standardassistenten. Dazu kommt die Automatisierung: Hinterlegt wird dann nicht mehr nur ein einzelner Arbeitsschritt, sondern ein ganzer Ablauf. Weiterentwickelt werden derzeit drei weitere Funktionen, für die noch kein Termin feststeht: das Befüllen der eigenen CMI-Vorlagen aus KI+ heraus, ein Add-in für Office und weitere Anbindungen an Fachanwendungen und Umsysteme.
Wo der Aufwand tatsächlich anfällt
Einen Assistenten aufzuschalten kostet wenig Zeit. Der Aufwand liegt davor: darin, die eigenen Abläufe zu benennen, Regeln festzulegen und Mitarbeitende mitzunehmen, deren Vorkenntnisse weit auseinanderliegen. Eine KI-Einführung ist deshalb kein Technikprojekt, sondern ein Organisationsprojekt. CMI beginnt in solchen Projekten mit einer kleinen Gruppe von Anwender:innen, die die Abläufe der eigenen Organisation kennt und das übrige Team anschliessend begleitet.
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