CMI Ausfertigung
Vereinfacht die Ausfertigung von Protokollen mit klaren Prüfschritten und drei Versandwegen.
Ausfertigungen in CMI Protokoll sicher steuern
CMI Ausfertigung ist ein Modul von CMI Protokoll für die strukturierte Ausfertigung von Protokollen und zugehörigen Unterlagen. Das Modul automatisiert zentrale Schritte der Nachbearbeitung, prüft Unterlagen vor dem Versand und unterstützt den Versand per Druck, Aufgabe oder E-Mail. So wird die Ausfertigung einfacher, nachvollziehbarer und effizienter.
Automatisierte Ausfertigungsschritte
Sie erstellen Ausfertigungen entlang konfigurierbarer Schritte. Schlussversionen setzen, Daten nachtragen, Dokumente generieren oder Unterlagen verschieben erfolgen strukturiert und nachvollziehbar im gleichen Prozess.
Verlässliche Prüfung vor dem Versand
Sie prüfen Ausfertigungen automatisch auf Vollständigkeit und Korrektheit. Fehlende PDF-Renditions, ausstehende Signaturen oder bearbeitete Dokumente werden erkannt und blockieren den Versand gezielt.
Drei Versandkanäle in einem Prozess
Sie versenden Ausfertigungen direkt aus dem Traktandum über drei Wege: physischer Druck, Aufgabe oder E-Mail. Der Versand erfolgt integriert und ohne Medienbruch im gleichen Arbeitskontext.
Ihr Mehrwert
- Effizientere Sitzungsnachbearbeitung mit weniger manuellem Aufwand
- Höhere Sicherheit beim Versand von Unterlagen
- Passender Versandweg je nach Empfänger:in und Kontext
- Transparente Statusführung bei allen Ausfertigungen
- Durchgängiges Arbeiten direkt im Traktandum
- Flexible Prozessgestaltung innerhalb der Organisation
- Mehr Verlässlichkeit in der Nachbearbeitung von Sitzungen
Fachprozess
FAQ CMI Ausfertigung
CMI Ausfertigung ist ein Modul innerhalb von CMI Protokoll, mit dem Sie Beschlüsse aus Sitzungen effizient dokumentieren, aufbereiten und über definierte Kanäle an die Empfänger:innen verteilen. Es deckt den gesamten Prozess von der Vorbereitung über die Dokumentenerstellung bis zum Versand ab.
Die bisherige Ausfertigung unterstützte ausschliesslich den Druckkanal. Die neue, für Release 26 grundlegend überarbeitete Ausfertigung steht vollständig im Web Client zur Verfügung und bietet drei Versandkanäle: Druck, E-Mail und Aufgabe. Sie zeichnet sich durch maximale Flexibilität, einfache Konfiguration, einen hohen Automatisierungsgrad und minimale Benutzer:innen-Interaktionen aus.
Die bisherige Plugin-basierte Ausfertigung wird ab Release 29 nicht mehr unterstützt. CMI empfiehlt, frühzeitig auf die neue Ausfertigung im Web Client umzusteigen, um von den drei Versandkanälen, der flexiblen Konfiguration und dem höheren Automatisierungsgrad zu profitieren.
Statt des bisherigen einzelnen Druckkanals stehen Ihnen drei Kanäle zur Verfügung: Per Druck für den physischen Postversand mit Druckerschachtsteuerung (z. B. Briefpapier für die erste Seite), per E-Mail mit individuell befüllten Vorlagen und Attachments, oder als Aufgabe innerhalb von CMI zur internen Weiterbearbeitung. Pro Traktandum können alle drei Kanäle parallel genutzt werden.
Der Prozess gliedert sich in vier Phasen: Zuerst weisen Sie pro Traktandum eine Ausfertigungsform und die Empfänger:innen zu (Vorbereitung). Dann erstellt das System automatisch die benötigten Dokumente anhand vordefinierter Ausfertigungsschritte (Ausfertigung erstellen). Anschliessend können Sie Dokumente manuell prüfen und bei Bedarf signieren. Zum Schluss erfolgt der Versand über die gewählten Kanäle.
Die Ausfertigungsform definiert die Regeln und Vorlagen für die Ausfertigung eines Traktandums. Sie enthält konfigurierbare Ausfertigungsschritte, die automatisch ausgeführt werden, z. B. Unterlage erstellen, Daten nachtragen, Report generieren oder individualisierte Dokumente pro Empfänger:in erzeugen.
Dokumente können als Mastervorlage definiert werden, aus der das System automatisch pro Empfänger:in ein individualisiertes Exemplar erzeugt, z. B. einen persönlich adressierten Begleitbrief. Die Individualisierung erfolgt per Serienbrief oder per Word-Integration. Nicht individualisierte Beilagen (z. B. allgemeine Beschlussdokumente) werden allen Empfänger:innen identisch beigelegt.
Vor dem Versand führt das System automatisch konfigurierbare Qualitätsprüfungen durch. So kann sichergestellt werden, dass alle relevanten Dokumente im PDF-Format vorliegen, als Schlussversion gekennzeichnet sind, eingecheckt sind oder eine gültige elektronische Signatur bzw. ein Siegel aufweisen. Wird eine Regel verletzt, wird der Versand für das betreffende Traktandum blockiert.
Es gibt einen neuen „CMI PrintAgent“. Dieser steuert die lokalen Drucker an. In der Konfiguration werden Drucker, Druckerschächte und Papiertypen (Briefpapier, Papier mit Logo, Normalpapier) hinterlegt, damit Seiten gezielt auf dem richtigen Papier gedruckt werden.
CMI Ausfertigung im Web Client setzt CMI Release 26 voraus.