LifeCycle & Archivierung in CMI

Rechtskonforme Datenverwaltung – von der laufenden Ablage, über die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen bis zur digitalen Langzeitarchivierung

Strukturierte Aufbewahrung und rechtssichere Ablieferung

CMI begleitet Sie durch den gesamten Lebenszyklus Ihrer Daten. Alle Informationen aus der Verwaltungstätigkeit werden automatisch erfasst und bewertet. Beim Übergang in die stehende Ablage sorgt CMI für Datenbereinigung und konvertiert Inhalte mit rechtlicher, geschäftlicher oder historischer Bedeutung in ein archivtaugliches Format. Fristen werden überwacht, Schritte vorgeschlagen oder direkt ausgeführt. Nach Ende der Aufbewahrungspflicht werden Daten regelkonform ausgesondert, archiviert oder kassiert.

Prospektive Bewertung

Automatische Klassifizierung von Unterlagen anhand des Ordnungssystems: Archivwürdigkeit, Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte.

Passivierung

Bereinigung von Dossiers für die semiaktive Phase. Nicht erforderliche Dokumente werden entfernt, relevante konvertiert.

Aussonderung

Nach Ablauf der Fristen: Ablieferung in das digitale Archiv (nach eCH-0160) oder rechtssichere Vernichtung.

Fachprozess

Aktive Phase: Dossier Eröffnung

Einfache, prozessunterstützte Eröffnung des Dossiers. Mittels Template werden alle Metadaten automatisch und richtig abgefüllt. Das erhöht die Effizienz und gleichzeitig die Qualität.

Aktive Phase: Dossier Bearbeitung

Für die Bearbeitung stehen die Aktenverwaltung mit umfangreichen DMS-Funktionen sowie die Vorgangsbearbeitung für die Bewirtschaftung der To-dos (Aufgaben) zur Verfügung – abgerundet mit einer Office Integration für das Vorlagenmanagement.

Karenzphase: Dossier Abschliessen

Der Abschluss des Dossiers ist in der Regel ein bewusster Schritt eines Benutzers. Danach läuft die Karenzfrist bis der Passivierungsassistent eine erste automatische Bereinigung des Dossiers vornimmt.

Semiaktive Phase: Dossier Aufbewahrung

In der Aufbewahrungsphase steht die volle Suchfunktionalität zur Verfügung und eröffnet dem Benutzer eine grosse Informationsquelle.

Semiaktive Phase: Dossier Aussonderung

Am Ende der Aufbewahrungsfrist – oder je nach Konzept der Archivierung schon früher – wird mit dem Ablieferungsmodul das SIP nach eCH0160 gebildet und an das historische Archiv übermittelt. Die nicht archivwürdigen Dossiers und Dokumente werden kassiert.

Inaktive Phase: Dossier Archivierung

Die historisch relevanten Dossiers und Dokumente werden im CMI Archiv archiviert.

Passivierung & Ablieferung nach eCH-0160

Abgeschlossene Dossiers werden automatisch passiviert, redundante Daten entfernt, Dokumente in PDF/A konvertiert und mit Metadaten angereichert.
Die Ablieferung erfolgt standardkonform im eCH-0160-Format:

SIP-Pakete (Submission Information Packages) enthalten die Dokumente, Metadaten und technische Informationen.
Sie stellen die vollständige, nachvollziehbare und revisionssichere Übergabe an digitale Archive sicher.
Damit erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Fragen? Ich bin für Sie da.

Tobias Güntensperger

Key Account Manager

+41 43 355 43 71

tobias.guentensperger@cmi.ch

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