LifeCycle & Archivierung in CMI
Rechtskonforme Datenverwaltung – von der laufenden Ablage, über die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen bis zur digitalen Langzeitarchivierung
Strukturierte Aufbewahrung und rechtssichere Ablieferung
CMI begleitet Sie durch den gesamten Lebenszyklus Ihrer Daten. Alle Informationen aus der Verwaltungstätigkeit werden automatisch erfasst und bewertet. Beim Übergang in die stehende Ablage sorgt CMI für Datenbereinigung und konvertiert Inhalte mit rechtlicher, geschäftlicher oder historischer Bedeutung in ein archivtaugliches Format. Fristen werden überwacht, Schritte vorgeschlagen oder direkt ausgeführt. Nach Ende der Aufbewahrungspflicht werden Daten regelkonform ausgesondert, archiviert oder kassiert.
Prospektive Bewertung
Automatische Klassifizierung von Unterlagen anhand des Ordnungssystems: Archivwürdigkeit, Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte.
Passivierung
Bereinigung von Dossiers für die semiaktive Phase. Nicht erforderliche Dokumente werden entfernt, relevante konvertiert.
Aussonderung
Nach Ablauf der Fristen: Ablieferung in das digitale Archiv (nach eCH-0160) oder rechtssichere Vernichtung.
Fachprozess
Passivierung & Ablieferung nach eCH-0160
Abgeschlossene Dossiers werden automatisch passiviert, redundante Daten entfernt, Dokumente in PDF/A konvertiert und mit Metadaten angereichert.
Die Ablieferung erfolgt standardkonform im eCH-0160-Format:
- SIP-Pakete (Submission Information Packages) enthalten die Dokumente, Metadaten und technische Informationen.
- Sie stellen die vollständige, nachvollziehbare und revisionssichere Übergabe an digitale Archive sicher.
- Damit erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
FAQ
CMI Lifecycle steuert den gesamten Lebenszyklus Ihrer elektronischen Dossiers und Dokumente: von der aktiven Bearbeitung über die regelbasierte Aufbewahrung bis zur gesetzeskonformen Archivierung oder Kassation. Fristen werden automatisch überwacht und Prozesse laufen regelbasiert, sodass Sie jederzeit den Überblick behalten.
Mit der automatischen Passivierung sparen Sie Zeit und vermeiden manuelle Fehler. Das System prüft selbstständig, welche Dossiers passivierbereit sind, und führt die Passivierung nach Ihren Vorgaben durch, inklusive Berechnung des Entstehungszeitraums und Bereinigung von Dokumenten.
CMI Lifecycle hilft Ihnen, gesetzliche und interne Aufbewahrungsfristen automatisch einzuhalten. Sie hinterlegen für jede Ordnungssystemposition individuelle Fristen (z. B. Karenzfrist, Ablieferungsfrist, Aufbewahrungsfrist). Das System erinnert Sie rechtzeitig an anstehende Passivierungen oder Kassationen und dokumentiert alle Schritte nachvollziehbar. So minimieren Sie das Risiko von Fristverstössen und erfüllen Compliance-Anforderungen zuverlässig.
Nach der Ablieferung werden die Dossiers im Status „Archiviert“ geführt. Sie bleiben in CMI lesbar, können aber nicht mehr bearbeitet werden. Die Originaldaten werden im elektronischen Archiv langfristig gespeichert.
CMI Lifecycle begleitet Dossiers durch die aktive Phase (Bearbeitung), die semiaktive Phase (Passivierung und Aufbewahrung) und die inaktive Phase (Archivierung oder Kassation). So behalten Sie den Überblick über den Status und die Fristen Ihrer Unterlagen.
Die Passivierung bereitet Dossiers für die Archivierung vor, indem sie in einen unveränderbaren Zustand versetzt werden. Die Aussonderung entscheidet, ob Dossiers archiviert (abgeliefert) oder kassiert (gelöscht) werden. Beide Schritte sind zentral für ein effizientes Records Management.
Der Passivierungsassistent bereitet Dossiers für die Archivierung vor: Er bereinigt Dokumente, bricht offene Aufgaben ab, erstellt PDF/A-Renditions und generiert Passivierungsreports. Sie können die Passivierung manuell starten oder als Hintergrundprozess automatisieren.
Ein SIP wird aus einer Aussonderung generiert und enthält alle ausgewählten Dossiers und Dokumente in einem standardisierten Format (eCH-0160). CMI Lifecycle stellt es für die Ablieferung an ein elektronisches Archiv bereit.
Ja. In der Aussonderungsliste legen Sie für jedes Dossier fest, ob es abgeliefert, kassiert oder nicht ausgesondert werden soll. Dossiers mit dem Status „Sampling“ können Sie individuell entscheiden.
Ja. CMI Lifecycle ist eine Querschnittsfunktionalität der CMI Lösungsplattform. Die Einstellungen werden einmal zentral im Ordungssystem konfiguriert und gelten automatisch für alle angebundenen Dossiers von unterschiedlichen Modulen wie CMI Bau, CMI Tomba, usw.