CMI Protokoll
Gremien effizient verwalten – von der Planung bis zum Protokoll.
Digitale Unterstützung für Sitzungen und Beschlüsse
CMI Protokoll unterstützt Verwaltungen bei der vollständigen digitalen Steuerung von Sitzungen und Gremien. Planen , dokumentieren und archivieren Sie Sitzungen zentral – inklusive Traktandierung, Protokollerstellung, Beschlussmanagement und Publikation. Dank klarer Prozesse, automatisierter Dokumente und direkter Anbindung ans Dossier, Ratsinformationssystem oder Archiv behalten Sie jederzeit die Übersicht über den Verlauf eines Geschäfts.
Traktanden nahtlos verwalten
Sie traktandieren Geschäfte direkt oder via Aktivität – inklusive automatischer Nummerierung, Gliederungscodes und Abstimmungsverhalten.
Sitzungen effizient vorbereiten
Planen, strukturieren und veröffentlichen Sie Sitzungen mit wenigen Klicks – inklusive Traktandenliste, Unterlagen und Benachrichtigungen.
Protokolle auf Knopfdruck erstellen
Gremienmitglieder erhalten alle Unterlagen direkt zur Sitzung – zentral gebündelt, klar strukturiert und mobil zugänglich. So bereiten Sie sich orts- und geräteunabhängig optimal vor.
Ihr Mehrwert
- Sitzungen zentral planen, strukturieren und durchführen
- Traktanden direkt aus dem Geschäft oder per Aktivität erfassen
- Automatisierte Generierung von Traktandenlisten, Protokollen und Auszügen
- Übersicht über den politischen Verlauf jedes Geschäfts im Dossier
- Sitzungsinformationen jederzeit nachvollziehbar dokumentiert
- Unterstützung von Mehrfachtraktandierungen in verschiedenen Gremien
- Jahresinhaltsverzeichnis nach Registraturplan automatisch erstellen
- Sitzungen inklusive Unterlagen automatisiert ins Archiv abliefern
FAQ
Sachbearbeitende senden mittels Aktivität ein Geschäft inkl. Antrag an den zuständigen Sachbearbeitenden des entsprechenden Gremiums. Die gremiumsverantwortliche Person zieht dann mittels Drag and Drop die Aktivität auf die Sitzung. Es werden daraufhin automatisch einzelne Traktanden erstellt und die passenden Anträge als Unterlagen beigefügt.
Da der Antrag im Kontext des Dossiers erstellt wurde, können sich die verantwortlichen Sachbearbeitenden jederzeit über die Traktandierungslasche auf dem Dossier über den aktuellen Stand informieren.
Ein Geschäft kann beispielsweise zuerst in der Baukommission und anschliessend im Stadtrat behandelt werden. Über die Traktandierungslasche auf dem Dossier ist jederzeit der politische Verlauf dieses Geschäftes ersichtlich. Zudem werden dem Sachbearbeitenden, die dem Entscheid zugrundeliegenden Dokumente, (Beschluss und Unterlagen) des jeweiligen Traktandums, angezeigt.
In CMI kann man hinterlegen, dass sobald eine Sitzung abgeschlossen wird, es automatisch ein Geschäft mit allen Unterlagen, Traktandenliste, Protokoll etc. anlegt. Dieses Geschäft wird dann mit dem Modul Lifecycle mittels Passivierung und Ablieferung auch ins Archiv übermittelt. So ist gewährleistet, dass alle Informationen einer Sitzung automatisch ans Archiv abgeliefert wird.
Bei einem Gremium kann es sich zum Beispiel um die Exekutive, Legislative, die Behörde, Kommission, Partei, Fraktion oder einen Verwaltungsrat handeln.