Wenn Nachbearbeitung zur eigentlichen Arbeit wird
Die Sitzung ist abgeschlossen, die Beschlüsse sind gefasst – und trotzdem beginnt danach oft der aufwendigste Teil. Unterlagen müssen bereinigt, Empfänger:innen gepflegt, Dokumente ergänzt, Versandwege gewählt und offene Pendenzen kontrolliert werden. Im Release 26 wird diese Nachbearbeitung stark vereinfacht. Mit CMI Ausfertigung erhält CMI Protokoll ein neues Modul, das die Ausfertigung nach der Sitzung strukturiert und weitgehend automatisiert.
Empfänger:innen und Unterlagen näher am Geschäft
Neu werden Ausfertigungsempfänger:innen direkt auf dem Traktandum gepflegt. Sie lassen sich manuell erfassen, aus der Personensuche übernehmen oder aus traktandierten Unterlagen ableiten. Das spart Zwischenschritte und hält den gesamten Prozess näher am Geschäftskontext.
Auch bei den Unterlagen schafft das Modul mehr Klarheit. Beilagen und Begleitschreiben lassen sich gezielt für den Versand steuern. So entsteht eine Ausfertigung nicht erst am Schluss in mehreren Einzelschritten, sondern von Anfang an in einer nachvollziehbaren Struktur.
Ausfertigungen in einem geführten Ablauf erstellen
Ein besonderer Mehrwert von CMI Ausfertigung liegt in den konfigurierbaren Ausfertigungsschritten. Schlussversionen setzen, Daten nachtragen, individualisierte Dokumente erstellen, Reports erzeugen oder Unterlagen strukturiert in Ordner verschieben: Was bisher häufig aus einzelnen Handgriffen bestand, wird zu einem zusammenhängenden Ablauf.
Das bringt Tempo, ohne die Kontrolle zu verlieren. Nach der Erstellung wird ein Traktandum als «Versandbereit» gekennzeichnet. Muss etwas angepasst werden, lässt sich der Vorgang zurücksetzen und sauber neu erstellen. Gerade in der öffentlichen Verwaltung, wo Nachvollziehbarkeit und formale Korrektheit zentral sind, ist das ein spürbarer Vorteil.
Versand erst, wenn alles wirklich bereit ist
Vor dem Versand prüft CMI Ausfertigung automatisch, ob Dokumente noch ausgecheckt sind, PDF-Renditions fehlen, elektronische Signaturen ausstehen oder relevante Unterlagen noch nicht als Schlussversion vorliegen. Werden Fehler erkannt, blockiert das Modul den Versand, bis die offenen Punkte bereinigt sind.
Damit verlagert sich die Qualitätskontrolle an den richtigen Ort: vor den Versand statt danach. Das reduziert Rückfragen, verhindert unnötige Korrekturschleifen und erhöht die Verlässlichkeit im gesamten Prozess. Zusätzlich weist ein Hinweis auf der Sitzung darauf hin, wenn noch nicht alle Ausfertigungen versendet wurden. Auch das stärkt die Übersicht im Arbeitsalltag.
Drei Versandwege, ein durchgängiger Prozess
Für den Versand stehen neu drei Kanäle zur Verfügung: physischer Druck, Versand per Aufgabe sowie Versand per E-Mail auf Basis von Mailvorlagen. Verwaltungen können damit je nach Empfänger:in und Kontext den passenden Weg wählen, ohne den Prozess zu unterbrechen oder in andere Werkzeuge auszuweichen.
Der Nutzen liegt dabei nicht nur in der Wahlfreiheit, sondern im Zusammenspiel. Erstellung, Prüfung, Versand und Statusführung greifen ineinander. Nach erfolgtem Versand kann der Traktandumstatus automatisch oder manuell auf «Ausgefertigt» gesetzt werden. So wird sichtbar, was abgeschlossen ist und was noch offen bleibt.
Jetzt Verfügbar
Im Release 26 wird mit CMI Ausfertigung ein oft aufwendiger Abschnitt der Sitzungsnachbearbeitung stark vereinfacht. Das neue Modul bringt mehr Orientierung, weniger Medienbrüche und eine höhere Prozesssicherheit in einen Arbeitsschritt, der in der öffentlichen Verwaltung täglich zählt.
Der CMI Release 26 ist ab sofort verfügbar. Alle Informationen zum Release und zu den weiteren Neuerungen finden Sie auf der Release-Seite unter
