Wenn KI in den Arbeitsalltag einzieht
Der Einführungsprozess von KI+ beginnt mit einem klar definierten Grundpaket. Es schafft verlässliche Rollen, klare Schritte und einen sicheren Betrieb. Dazu gehören die technische Einrichtung durch das CMI Operations-Team, die Koordination des gesamten Einführungsprozesses sowie ein gezielter Kick-off für KI+ Heroes. Diese Power-User übernehmen früh eine aktive Rolle und wirken als Multiplikator:innen in der Organisation.
So wird der Einstieg für Organisationen vereinfacht und prägt den ersten Eindruck von KI+. Dr. Martin Maier, Informatikkoordinator beim ETH Rat, sagt rückblickend: «Schon der Home-Bildschirm von KI+ hat uns überzeugt.» Er ermögliche eine zentrale, KI-gestützte Abfrage und Antwortanzeige in einem geschützten Umfeld. «Hilfreich sind dabei die vorwählbaren Assistenten. Sie reduzieren den Aufwand fürs Prompting deutlich und verbessern gleichzeitig die Qualität der Ergebnisse» führt Maier weiter aus. Je nach Fragestellung lasse sich bei bewusster Abwägung auch eine Websuche zuschalten.
Der Einstieg ist bewusst niederschwellig gestaltet, weil KI+ ohne technisches Vorwissen genutzt werden kann: Die intuitive Abfrageoberfläche, eine Auswahl an vorkonfigurierten Assistenten und ein kontrollierter Umgang mit Kontext ermöglichen produktive Nutzung, ohne dass Mitarbeitende sich intensiv mit Prompting, Modellwahl oder Systemlogik auseinandersetzen müssen.
Vom Standard zur individuellen Nutzung
Nach dem Start zeigt sich schnell: Der Reifegrad im Umgang mit KI unterscheidet sich von Organisation zu Organisation – und oft auch innerhalb eines Teams. Genau deshalb ist der Einführungsprozess modular aufgebaut, je nach Kompetenzen und Zielen. Zusätzliche Workshops, organisationsweite Schulungen oder die Integration von KI+ in bestehende CMI- oder Drittsysteme ermöglichen es, die Nutzung gezielt auszubauen.
Ein zentraler Schritt ist dabei die Befähigung zur eigenen Gestaltung. Teams sollen KI+ nicht nur anwenden, sondern verstehen. Dr. Martin Maier betont, wie wertvoll es ist, eigene Assistenten entwickeln zu können: «Dadurch ist es möglich, einzelne Aufgaben in unseren Geschäftsprozessen wesentlich rascher und präziser über KI-Abfragen zu erledigen.» KI wird damit nicht zur Blackbox, sondern gestaltbar: durch eigene Assistenten und klare Regeln
Change Management als Schlüssel zum Erfolg
In der Praxis zeigt sich immer wieder: Der grösste Aufwand liegt selten in der Technologie, sondern im Change Management. Unterschiedliche Wissensstände, Unsicherheiten im Umgang mit KI oder überhöhte Erwartungen gehören zu den häufigsten Herausforderungen.
CMI begegnet diesen Themen mit strukturierter Begleitung. Schulungskonzepte, klare Kommunikationsformate und die Ausbildung von KI+ Heroes helfen, Orientierung zu schaffen. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln: KI+ unterstützt – entscheidet aber nicht.
Diese Haltung spiegelt sich auch in den Erfahrungen von Philipp Schärli, Gemeindeschreiber und Vorsitzender der Geschäftsleitung der Gemeinde Buchrain: «KI+ hilft mir, den Fokus auf die wesentlichen Themen zu legen. Struktur entsteht schneller, aber die Verantwortung bleibt beim Menschen.» KI+ wirke dabei wie ein intelligenter Assistent im Hintergrund: unaufdringlich, unterstützend und genau dann da, wenn Klarheit gefragt sei. Schärli sieht für sich und sein Team darum einen klaren Mehrwert von KI+: «Mitarbeitende können so entlastet werden. Das schafft Raum für Qualität, Verantwortung und menschliche Entscheidungen.»
Vom ersten Einsatz zur integrierten Arbeitsweise
Die Weiterentwicklung von KI+ orientiert sich konsequent an den Erfahrungen, die bei Einführungen gemacht werden. Der Release 26 konkretisiert diesen Ansatz in mehreren Schritten. Einerseits steht KI+ als eigenständige, responsive Weblösung zur Verfügung – datenschutzkonform und gezielt für die Anforderungen der öffentlichen Hand konzipiert. Andererseits rückt die Integration in den Arbeitskontext noch stärker in den Vordergrund: KI+ wird im CMI Web Client nutzbar und ermöglicht es, direkt im Dossier oder in der Sitzung zu interagieren, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen. Berechtigungen werden dabei automatisch berücksichtigt, der gewünschte Kontext gezielt eingebunden.
Ergänzend dazu erleichtern vorkonfigurierte Assistenten den Einstieg und die tägliche Nutzung. Diese Vorlagen (Prompt Templates) strukturieren wiederkehrende Aufgaben, lassen sich flexibel anpassen und organisationsintern teilen. KI+ greift dabei auf unterschiedliche Kontexte zu: von CMI-Inhalten über hochgeladene Dokumente bis hin zu ausgewählten Internet- und Webquellen. Weitere Kontextquellen sind vorgesehen. «Wir freuen uns bereits jetzt auf die Integration unserer Geschäftsdaten in KI+. Dadurch vereinfachen und verbessern wir die Nutzung all dieser Daten um Meilensteine!» sagt Dr. Martin Maier. Für ihn ist das ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einer KI-Unterstützung, die nicht nebenbei genutzt wird, sondern integraler Bestandteil der täglichen Arbeit ist.
Diese Entwicklung unterstreicht einen zentralen Grundsatz der KI+-Einführung: Nachhaltiger Nutzen entsteht nicht durch ein einzelnes Werkzeug. Entscheidend ist das Zusammenspiel von Technologie, Organisation und Menschen. CMI versteht KI+ deshalb nicht als isolierte Lösung, sondern als Teil eines begleiteten Veränderungsprozesses. Organisationen werden dabei weder technisch noch organisatorisch allein gelassen. Erst wenn KI sinnvoll eingebettet ist, kann sie das leisten, was von ihr erwartet wird – Arbeitslast reduzieren, Struktur schaffen und den Fokus auf das Wesentliche ermöglichen.
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