Wie der Name sagt, ist die „Arbeitsdatei“ für den Gebrauch bestimmt, wie Schleifpapier, das ersetzt wird, sobald es seinen Dienst getan hat. Es gibt verschiedene Umstände, die bewirken, dass die Arbeitsdatei ersetzt, also eine neue erstellt werden muss. Sie werden hier erklärt:

WICHTIG: Sobald Sie eine neue Arbeitsdatei erstellen, wird die alte mit dem Zusatz „Kopie vom [Datum und Zeit]“ versehen und nicht gelöscht; sie bleibt in Ihrem Ordner mit den Arbeitsdateien. Sie können so auch im Anschluss noch darauf zugreifen, falls dies nötig werden sollte.

Ab und zu ist es nötig, wieder eine neue Arbeitsdatei zu erstellen.

ACHTUNG: Diese Funktion steht ab Spätsommer 2015 nicht mehr zur Verfügung und wird aus LehrerOffice entfernt! Für das ortsunabhängige Arbeiten stehen andere Alternativen (wie das DB-Hosting) zu Verfügung.

Werden in der Datenbank Schüler-, Klassen- bzw. Gruppen- oder Fächerdaten verändert, ist keine Synchronisierung mehr möglich, da die zu vergleichenden Daten nicht mehr übereinstimmen. Das Programm stellt auf den Importmodus um, damit die Neuerungen von der Arbeitsdatei noch in die Datenbank geschrieben werden können. Anschliessend ist allerdings das Erstellen einer neuen Arbeitsdatei unumgänglich, denn die alte kann nicht mehr aktualisiert werden.

HINTERGRUND: Typische Fälle solcher Änderungen in den Grunddaten sind folgende Beispiele:

• Niveauwechsel eines Schülers. Da der Niveauunterricht in dynamischen Gruppen organisiert ist, haben die betroffenen Gruppen andere Schüler.
• Berechtigungen wurden geändert. Aufgrund dessen hat Ihr Datenbankfenster mehr oder weniger Grunddaten.
• Zusätzliches Fach wird unterrichtet. Sie übernehmen den Unterricht eines Fachs in einer anderen Klasse (vielleicht auch nur vorübergehend). Das ergibt auch wieder ein Mehr an Grunddaten.

Sobald der Administrator Ihrer Datenbank ein neues Semester als das aktuelle festlegt, kann Ihre Arbeitsdatei zum alten Semester nicht mehr synchronisiert werden; nicht einmal der Import ist mehr möglich. Dasselbe gilt für Fachlehrer nach dem Termin der Notenabgabe und für Klassenlehrer nach dem Tag der Zeugnisabgabe.

Es ist möglich, dass ein Programmupdate – besonders wenn neue Funktionen hinzugefügt werden – die Datenstruktur verändert. Auch in diesem Fall ist es nötig, die Arbeitsdatei neu zu erstellen.

WICHTIG: Bevor Sie eine neue Arbeitsdatei erstellen lassen, sollten Sie unbedingt die alte nochmals synchronisieren, damit alle Änderungen in die Datenbank geschrieben sind.